Дублікат документа — це повторний примірник офіційного документа, виданий уповноваженим органом замість втраченого, пошкодженого або необхідного для легалізації оригіналу. Дублікати мають повну юридичну силу оригіналів і приймаються всіма державними установами України та закордонними організаціями після належного оформлення.
Найчастіше дублікати потрібні для еміграції, працевлаштування за кордоном, укладення шлюбу з іноземцем, отримання закордонного громадянства, спадкових справ або коли оригінальний документ втрачено.
Строки оформлення: 5-15 робочих днів | Нотаріальне завірення | Апостиль | Консульська легалізація
Для оформлення робочих віз, ВНП, громадянства більшість країн вимагають апостильовані або консульсько легалізовані документи. Якщо ваш оригінал старого зразка або пошкоджений, потрібен дублікат нового зразка.
Документ втрачено під час переїзду, зіпсовано через механічне пошкодження, залито водою, згорів при пожежі. Дублікат відновить юридично значущий документ з повною правовою силою.
Іноземні органи реєстрації шлюбу вимагають апостильоване свідоцтво про народження, довідку про сімейний стан. Якщо документи старого зразка, їх не приймають — потрібен дублікат.
Нотаріус вимагає свідоцтва про народження, шлюб, смерть для підтвердження родинних зв'язків. Якщо оригінали втрачені або знаходяться в іншому місті, оформляємо дублікати.
При зміні прізвища, імені, по батькові необхідно отримати нові дублікати всіх документів, щоб дані співпадали з паспортом. Особливо важливо для виїзду за кордон.
Кожна країна має вимоги: США, Канада, ЄС приймають апостиль; РФ, Азербайджан — консульську легалізацію. Часто документи старого зразка не приймаються, необхідний дублікат нового зразка.
Органи РАГС та МВС видають дублікати документів тільки за нотаріально завіреною довіреністю. Якщо ви перебуваєте за кордоном, довіреність оформляється в Консульстві України або через іноземного нотаріуса з подальшою консульською легалізацією чи апостилем. Ми надаємо зразок довіреності — вам залишається лише завірити її у нотаріуса.
Більшість країн приймають тільки документи нового зразка (з 2000-х років). Документи старого зразка (радянські, 90-х років) можуть бути легалізовані через нотаріально завірену фотокопію, але не всі держави їх визнають. Якщо ви плануєте еміграцію чи працевлаштування за кордоном, рекомендуємо отримати дублікат нового зразка — це виключить ризик відмови.
Дублікати свідоцтв РАГС видаються тільки тим органом, який видавав оригінал, або центральним РАГСом того регіону. Якщо ви народилися в Одесі, а зараз живете в Києві, дублікат свідоцтва про народження оформлюється в Одесі. Ми працюємо з усіма регіонами України, включаючи віддалені міста та архівні установи.
Якщо документ був виданий 30-50 років тому або в іншій країні колишнього СРСР, можливо потрібен архівний пошук. Державні архіви зберігають книги реєстрації актів цивільного стану, але строки отримання витягів становлять 15-30 днів. Ми організовуємо архівні запити, отримуємо архівні довідки та оформлюємо їх легалізацію.
Ви надаєте нам дані: ПІБ, дату народження, місце реєстрації акту, причину отримання дубліката. Ми перевіряємо можливість оформлення, визначаємо орган видачі, надсилаємо зразок нотаріальної довіреності.
Ви оформляєте нотаріальну довіреність на наше ім'я за зразком. Якщо ви за кордоном — через Консульство України або іноземного нотаріуса з легалізацією. Надсилаєте нам скан або оригінал поштою.
Ми подаємо заяву в відповідний орган РАГС або МВС, відстежуємо готовність. Після отримання дубліката організовуємо нотаріальне завірення, апостиль або консульську легалізацію за вашою потребою. Передаємо готовий документ.
Ми працюємо з органами РАГС, МВС, архівами по всій Україні з 2003 року. Знаємо особливості кожного регіону, терміни, вимоги. Оформили тисячі дублікатів для клієнтів у 30+ країнах світу.
Оформляємо дублікати в Києві, Одесі, Львові, Харкові, Дніпрі, Запоріжжі, Вінниці, Чернівцях — у всіх містах та селах України. Маємо перевірені контакти з РАГСами, архівами, нотаріусами у всіх областях.
Отримуємо дублікат → нотаріальне завірення → переклад на іноземну мову → апостиль або консульська легалізація → кур'єрська доставка в будь-яку країну. Ви отримуєте готовий пакет документів для подання закордон.
Інформуємо на кожному етапі: подання заяви, готовність дубліката, проходження легалізації. Строки оформлення: 5-10 днів для Києва, 10-15 днів для регіонів, 15-30 днів при архівних пошуках. Інформуємо про затримки.
Надаємо готовий зразок нотаріальної довіреності з усіма необхідними формулюваннями. Консультуємо щодо оформлення довіреності за кордоном, легалізації, апостилю. Допомагаємо уникнути типових помилок.
Ваші персональні дані, копії документів, інформація про замовлення зберігаються в захищеному архіві. Працюємо виключно на підставі нотаріальної довіреності. Не передаємо дані третім особам.
Ні, органи РАГС та МВС видають дублікати документів тільки особисто заявнику або його представнику за нотаріально завіреною довіреністю. Це вимога законодавства України для захисту персональних даних. Ми надсилаємо вам зразок довіреності — вам залишається лише завірити її у нотаріуса та надіслати нам.
Для Києва: 5-10 робочих днів. Для регіонів України: 10-15 робочих днів. При необхідності архівних пошуків (документи старше 30 років): 15-30 днів. Додатково 2-3 дні на нотаріальне завірення, 3-5 днів на апостиль, 5-10 днів на консульську легалізацію.
Залежить від країни. Більшість країн (США, Канада, країни ЄС, Австралія) вимагають документи нового зразка з можливістю апостилювання. Документи старого радянського зразка або 90-х років часто не приймаються. Рекомендуємо уточнити вимоги в установі, куди подаєте документи. Якщо є сумніви — оформляйте дублікат нового зразка, це гарантує прийняття.
Два способи: 1) Через Консульство України в країні перебування — довіреність оформляється консулом, має юридичну силу в Україні без додаткової легалізації. 2) Через місцевого нотаріуса — довіреність оформляється за місцевими правилами, потім проходить апостиль або консульську легалізацію для визнання в Україні. Ми надаємо текст довіреності українською та англійською мовами.
Якщо ви народилися в Росії, Білорусі, Казахстані до 1991 року, дублікат отримується в тій країні, де був виданий оригінал. Потрібна міжнародна довіреність з апостилем або консульською легалізацією. Альтернатива — архівна довідка з українського держархіву, якщо копії книг реєстрації актів зберігаються в Україні.
Законодавчі терміни видачі дублікатів РАГС — до 7 робочих днів, МВС — до 10 робочих днів. Прискорити офіційні терміни неможливо. Однак ми можемо організувати терміновий апостиль (1 день замість 5 днів) та термінову консульську легалізацію (3-5 днів замість 10-15 днів) після отримання дубліката.
Ви можете забрати особисто в нашому офісі в Києві, ми можемо надіслати кур'єром по Києву (1 день), Новою Поштою по Україні (1-2 дні) або міжнародною кур'єрською службою (DHL, FedEx, UPS) в будь-яку країну світу (3-7 днів). Перед відправкою надсилаємо скани готових документів.